Quanto è importante la gestione delle e-mail nella giornata lavorativa di un manager? Sono in molti a domandarselo da sempre, ma la Pandemia, scoppiata lo scorso anno, ha dato, senz’altro nuovi spunti, circa l’importanza del lavoro agile attraverso la gestione delle e-mail.
Già diversi anni fa, nel 2016, uno studio Microsoft su diversi team di lavoro e sulla soddisfazione tra il lavoro dei dipendenti e i compiti dei manager responsabili rivelava come la cattiva gestione delle e-mail da parte dei capi potesse essere un campanello d’allarme in caso di non raggiungimento degli obiettivi.
A confermare questa tendenza, ci ha pensato anche lo psicologo Adam Grant, professore alla Wharton School, attraverso un suo editoriale sul New York Times del 2019. Grant ha sostenuto il fatto che esiste un legame tra la cattiva gestione delle e-mail di un manager e il suo insuccesso professionale.
Queste riflessioni, fatte da Grant appena prima della Pandemia di Covid-19, sono ancor più importanti oggi che mantenere le distanze rende necessario lo smart working quasi in tutti i campi. Lo studio Microsoft, citato da Adam Grant, inoltre, conferma come i capi più lenti nella gestione della posta elettronica siano anche i meno efficienti.
La gestione delle e-mail rivela le potenzialità del manager: cosa fare e cosa non fare
Innanzitutto, ignorare tutte le e-mail non è né opportuno, né educato. “Le vostre priorità dovrebbero includere gli altri e le loro priorità,” ha spiegato Adam Grant. E’ importante, infatti, gestire le e-mail quotidianamente, dedicando almeno un’ora della propria giornata lavorativa alle risposte alle e-mail. Ciò, sia che si tratti di risposte “positive”, sia che si tratti di risposte “negative”.
Secondo Grant e lo studio fatto sui dipendenti Microsoft, anche dare un feedback negativo quando qualcuno ci chiede aiuto per una mail è molto importante per far comprendere all’interlocutore che, in ogni caso, si è fatto tutto ciò che si è potuto per rispondere alle sue esigenze. Sicuramente può capitare a tutti di dimenticare di rispondere a qualche e-mail, ciò non significa essere cattivi manager.
E, del resto, anche secondo Grant, è possibile evitare di rispondere a chi ci chiede di “sponsorizzare” il proprio lavoro o condividerlo sui social, oppure a chi chiede presentazioni o “raccomandazioni”.
Insomma, anche le risposte alle e-mail di lavoro, a maggior ragione oggi con una Pandemia ancora in corso, richiedono un vero e proprio “codice” di comportamento che può essere specchio di efficienza anche nella gestione di un gruppo di lavoro per un capo.
Alessandra Rinaldi